Как организовать деловые мероприятия | Владимир Хмелев

ПРИВЛЕЧЕНИЕ ПАРТНЕРОВ И СПОНСОРОВ

Разумеется, ваше бюджетное учреждение должно полностью соответствовать Законодательству РФ и безукоризненно выполнять правила финансирования своих деловых мероприятий. Однако мы все хорошо знаем, что в вашем бюджете часто просто нет средств на проведение каких-то мероприятий, а если они и выделяются, то по длительной и непростой процедуре получения денег из госбюджета, и нередко – лишь с оплатой по завершению мероприятия.

Поэтому для поддержки своих деловых мероприятий вам можно привлекать внешних поставщиков и подрядчиков. Например, поставщиков: гостиничных услуг, типографских услуг (печать буклетов, визиток, папок, бумажных флажков и т.п.), изготовителей баннеров наружной рекламы, растяжек, промо-стоек и press-wall, поставщиков гирлянд из воздушных шаров и букетов цветов, недорогих сувениров и пакетов под раздаточные материалы, формы одежды, услуг по рекламе в интернете и по оказанию телекоммуникационных услуг, поставщиков клининговых (уборка помещений) и кейтеринговых услуг (питание), напитков (вода, чай, кофе, алкоголь), поставщиков транспортных услуг (от такси до коммерческой бизнес-авиации), фото и видеооператоров, звукоусилительного оборудования и музыкального сопровождения, ведущих ваших мероприятий и переводчиков с иностранных языков, журналистов из СМИ, поставщиков охранных и страховых услуг и т.д., и т.п.

Многие из них с удовольствием захотят вам помочь в обмен за получение опыта, за хорошие (в т.ч. письменные) отзывы от вас, за возможность разместить свою рекламу на вашем мероприятии или выступить с речью перед участниками мероприятия. В зависимости от масштаба затрат такие поставщики могут приобрести от вас статус «Партнера», «VIP-партнера», «Спонсора», «Генерального спонсора». Для многих начинающих поставщиков, не имеющих больших бюджетов на продвижение и связей в госструктурах такое участие – просто «за счастье»!

Только не забывайте о том, что главный организатор и инициатор события – это все-таки вы, бюджетная организация, и поэтому ваше деловое мероприятие из-за большого числа спонсоров не должно восприниматься как коммерческое. И, разумеется, к вам не должно быть никаких вопросов со стороны прокуратуры, финмониторинга, налоговой инспекции и прочих надзорных органов. Позаботьтесь о собственной подстраховке, заблаговременно обсудив весь проект мероприятия со своими юристами и бухгалтерами

Отдельно стоит упомянуть волонтеров, студентов учебных заведений и старшеклассников, которые рассчитывают на дальнейшую работу в бюджетной сфере, всевозможные общественные объединения, спортклубы… Они с удовольствием примут бесплатное, но активной участие в ваших деловых мероприятиях ради того, чтобы проявить себя, чтобы познакомиться с нужными им людьми, изучить «кухню деловых мероприятий» изнутри… Кому-то из них нужна просто “движуха", приобщение к чему-то великому, подобно «Олимпиаде 2014» в Сочи, тусовки в кругу людей с подобными же интересами, путешествия, питание и форма…

ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ, ОРГАНИЗОВАННЫХ СВОИМИ СИЛАМИ

Конечно, лучшие результаты любого дела получаются у профессионалов, у тех, кто много лет и ежедневно шлифует свое мастерство! Фото профессионала всегда – лучше фото любителя с «мыльницы». Танец профессионального танцора всегда лучше «кривляний» любителя. Однако, учитывая ваши бюджетные ограничения, рано или поздно вам все равно придется проводить деловые мероприятия своими силами и за свой счет. Даже несмотря на то, что вы – отнюдь не профессионалы в данном вопросе. Это непросто, но выполнимо. Приведу собственные примеры…

В 1999-2001 году мне посчастливилось поработать в компании, которая первой в мире разработала беспроводной (радио)доступ в сеть интернет. В той технологии был ряд преимуществ, помимо отсутствия физических проводов для связи: в частности – довольно высокая скорость передачи данных (11 000 000 бит/сек по воздуху вместо привычных 33-56 000 бит/сек по вечно занятой телефонной линии), нулевая цена за нахождение в интернете (в отличие от повременной оплаты, которая тогда взималась при подключении через телефонные модемы). Так вот тогда перед нами стояло две задачи: 1) наполнить всемирную сеть(!) контентом, объемными данными (аудио и видеозаписями, базами данных, программным обеспечением, библиотеками и т.п. объемными данными) и 2) познакомить потенциальных потребителей с возможностями беспроводного высокоскоростного интернета, а они поистине безграничны (о чем сейчас знает даже любой малыш)! При этом, как и у любого стартапа – у нас, разумеется, не было денег на традиционную рекламу. Поэтому мы информировали население, органы власти и коммерческие организации путем проведения разнообразных малобюджетных деловых мероприятий! В частности:

• Проводили вечеринки в ночных клубах города совместно с популярными радиостанциями, билеты на которые разыгрывали у себя на сайте и в эфире радиостанций-партнеров. Радиослушателям и посетителям нашего сайта нужно было просто участвовать в викторинах про радио, про интернет, про активный стиль жизни без проводов 🙂

• Наш городской “Портал-НН" (nizhny.ru) имел собственную службу новостей, журналистов с мобильными телефонами, цифровыми фотоаппаратами (когда их еще почти не было у населения!), тестировали для съемок городских событий даже радиоуправляемый вертолет с военной видеокамерой, наладонным компьютером и радиоинтернетом на борту!

Наши новости, репортажи и фото из жизни города охотно перепечатывали почти все ленты новостей и популярные информагентства (Нижегородская служба новостей (НСН), Нижегородское телеграфное агентство (НТА), только что появившийся сайт nn.ru, бумажные газеты) 🙂

• Проводили вечеринки в ночных клубах города совместно с популярными радиостанциями, билеты на которые разыгрывали у себя на сайте и в эфире радиостанций-партнеров. Радиослушателям и посетителям нашего сайта нужно было просто участвовать в викторинах про радио, про интернет, про активный стиль жизни без проводов 🙂
• Мы устраивали соревнования по пейнтболу с командами из других средств массовой информации 🙂 Дальше наша дружба становилась только крепче! 🙂

• Мы информационно поддерживали на своем городском сайте Центр родительской культуры “Лада", свежую программу телепередач, телефонные справочники организаций области, туристический портал “Страна Лимония" (привлекая спонсоров!), женский портал “EVE", благотворительный фонд “Надежда", электронную версию газеты “Закон.Финансы.Налоги", “Музыкальную копилку", сайт рок-музыкантов “Рок-синдром", сайт киноманов “Места для поцелуев" и библиотеку книг, программного обеспечения, видеофильмов, первый электронный супермаркет “Фортуна" 🙂

• В одном из спорткомплексов города устроили он-лайн-трансляцию международных соревнований по бальным танцам, что позволило соблюсти требования по времени подачи итогов соревнований в соответствующие спортивные комитеты за рубежом с одной стороны, а с другой – познакомиться и подружиться с администрацией нашего города 🙂

• В мае 2000 года я выступил на конференции “Связи с общественностью для бизнеса", организованным агентством “PR-эксперт", где рассказал о наших достижениях и планах, опубликовал свой доклад в профессиональном журнале PR-специалистов “Советник" (см скрин-шоты ниже на этом сайте)

• В самом крупном парке города “Швейцария" с наступлением летнего периода поставили палатку и организовали там бесплатное интернет-кафе совершенно без проводов. Всех желающих – фотографировали и отправляли им фото на электронную почту. Радиостанции в парке поддерживали наш праздник со сцены своими голосовыми анонсами ведущего, а также – музыкальными заявками для отдыхающих в парке, поступающими через наш сайт 🙂

• Приняли участие в городской компьютерной выставке, причем попасть туда с экспозицией удалось только с административной помощью Полномочного представителя Президента РФ, на тот момент – Кириенко С.В. Иначе наши конкуренты с медленным проводным интернетом опасались потерять свою долю рынка, и не без оснований опасались! 🙂

• Обеспечили бесплатную информационную поддержку семинара по электронной коммерции, организованной компанией “Intel" и “Компьютеррой", а заодно – познакомили почти всех IT-шников области с нашими услугами, даром! 🙂
• Для областного УВД в «День Города» у стен Кремля провели демонстрацию охранной видеосистемы и виртуального офиса на базе нашего беспроводного высокоскоростного интернета 🙂 С огромным трудом я лично договаривался с “Домом труда" об установке у них на крыше нашей интернет-антенны…

• Для Министра образования РФ в Сормовском образовательном «Центре одаренных детей» устроили показ «Системы беспроводного дистанционного образования» и т.д., и т.п. 🙂
• Для СМИ региона провели пресс-конференцию с живой демонстрацией системы 🙂

Правда, она неожиданно для нас закончилась настоящим громким скандалом… По «заказу» конкурентов Управление «Р» областного УВД нас обвинило в нарушении авторских прав третьих лиц, впоследствии все обвинения были сняты, но благодаря такому «черному» PR о компании быстро и бесплатно для нас узнали даже те, кто был весьма далек от информационных технологий! 🙂

• Выходом на международные рынки закончилась аудиенция генерального директора нашей компании с государственным секретарем США Д.Шульцем на Симпозиуме по инвестициям в Бостоне в октябре 2000 года.

• После всего вышеперечисленного к нам приезжали даже съемочные группы федеральных российских телеканалов, снимали и показывали сюжеты в выпусках новостей, обещали сделать из Нижнего Новгорода чуть ли не российскую “силиконовую долину"… Но… Наш радиоинтернет тогда оказался нужнее за океаном… И Россия теперь получает его уже оттуда… 🙁

Таким образом, наша компания – в первую очередь занималась разработкой передовых IT-технологий, но при этом – вполне успешно и развивала отношения со своими партнерами и клиентами путем проведения разнообразных деловых мероприятий. Практически без рекламы!

КАК МЫ ЭТО ДЕЛАЛИ НА ПРАКТИКЕ? ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЛОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ^[1]

• Причина инициации мероприятия

Определите точные цели, достичь которых нужно вашим мероприятием. Может быть их можно достичь другими, менее хлопотными способами?

• Подготовка

Вы когда-нибудь собираетесь поехать на автомобиле просто так, куда-нибудь? Или все-таки знаете место назначения, дорогу, по которой туда поедете (и запасной путь), выделяете количество времени на дорогу и денег на топливо? А если дорога дальняя и опасная, то проводите еще и дополнительные мероприятия по предотвращению неожиданностей?

Вот и в вашем случае: если вы хотите получить пользу от своего мероприятия – готовьтесь, тщательно! Продумывайте все заранее и до мелочей!

Помещение: где географически, что с парковкой и с общественным транспортом, что и кто будет на входе, какое освещение и цветовое оформление будет внутри, всем ли будет видно и слышно место основного действия, как будет обеспечена комфортная среда (температура, влажность, отсутствие посторонних звуков и запахов, кресла, столы), удобно ли будет гостям перемещаться к месту питания и в туалеты, как будет выглядеть система навигации, кто будет помогать гостям? Нужен ли синхронный перевод с иностранных языков? Нужно ли использовать какие-то фишки, например – специальное мобильное приложение для знакомства гостей друг с другом и т.п.?

• Программа мероприятия

Если вы, как организатор мероприятия, не предложите свою интересную программу мероприятия, то ваши участники и гости сами найдут, конечно, чем заняться, но скорее всего это не поможет вам достичь целей мероприятия. А может и принести вам противоположный результат…

• Собственно планирование

Мероприятие воспринимается участниками хорошо организованным, когда им нет нужды у кого-то что-то уточнять, обращаться за помощью, стоять в очередях в гардероб, на регистрацию или в туалет. Ваши участники не будут стараться внимательно слушать монотонное ваше отчетно-выборное собрание, если они голодны, им жарко или наоборот – холодно. Поэтому грамотное планирование мероприятия учитывает особенности человеческого поведения и построено так, чтобы и цели были достигнуты, и удовольствие от самого процесса ваши гости получили!

• Партнеры и подрядчики

Как было сказано выше, вам, скорее всего не обойтись без партнеров и подрядчиков. Желательно, чтобы у вас всегда был большой выбор партнеров и подрядчиков, чтобы был личный опыт взаимодействия с каждым из них. Желательно – должна быть возможность быстрой замены одного на другого, если с кем-то что-то пойдет не так

• Место проведения и дата/время проведения

Очень важный аспект! Люди сейчас уже познакомились с другими странами, с другим, более высоким уровнем сервиса, поэтому их наверняка разочарует проведение вашего мероприятия в советском актовом зале, которое с 80-х годов прошлого века не видело ремонта. Постарайтесь их избавить от такого «удовольствия»! Организуйте наиболее комфортабельное место из всех вам доступных

Дату и время для вашего мероприятия также выбирать нужно очень тщательно! Учитывайте праздники, рабочее время, дачные сезоны, рождественские каникулы, пробки и т.п. факторы. Вам также могут «помешать» мероприятия, проводимые другими организаторами в это же время, если ваша целевая аудитория участников – пересекается. Заранее выбирайте другое время!

• Персонал

Если вы организуете мероприятие самостоятельно, то ваша команда – критически важна для его успеха! Поэтому продумайте распределение ролей, резервирование времени и остальных ресурсов, проводите обучение и тестирование своих коллег, проводите совещания для решения возникающих проблем

• Проблемы

Как говорится: ошибок не совершает только тот, кто ничего не делает! Впрочем, ничего не делать – это тоже ошибка! Следует философски относится к проблемам и ошибкам, они – неизбежны! Другое дело как минимизировать эти проблемы и ошибки и быстро устранять их последствия! Это тоже – ваш вопрос при планировании мероприятий. В проектной деятельности есть целый раздел, который называется «риск-менеджмент», очень рекомендую тщательно проработать его!

• Продвижение

Если у вас не выделяются деньги на само мероприятие, то, скорее всего, не предусмотрено средств и на продвижение этого мероприятия. Однако, если у вас стоит задача все-таки привлечь более массовую аудиторию участников мероприятия – вы можете обратиться к своим партнерам, воспользоваться возможностями соцсетей и форумов в интернете, к знакомым журналистами и редакторам в СМИ. В конце концов – можно попросить всех своих знакомых и коллег о помощи!

Ниже на этом сайте есть моя статья о том, как проводить бесплатные или малобюджетные рекламные кампании. См. “Приведи, Господь (клиентов)!"

• Бюджет

Как я уже приводил собственные примеры выше – успех мероприятия слабо связан с размером вашего бюджета. Даже мероприятия с огромными бюджетами вполне могут оказаться – провальными и наоборот. Важно то, как умело вы распорядитесь тем бюджетом, которым вы располагаете! Можете обратиться за помощью ко мне – поделюсь своей статьей о проведении успешных рекламных кампаний и деловых мероприятий – бесплатно! А еще познакомьтесь с ТРИЗ: там как раз и говорится о том, как полезную функцию получить, а ресурсов при этом – не потратить. Я пробовал – получается! 🙂

Уважаемый руководитель бюджетной организации, уберегу вас от очень распространенной ошибки! Не начинайте инициацию своего делового мероприятия с привлечения своих подчиненных на этот проект за деньги, за премии, за обещания карьерного роста! Во-первых, это деньги, которых всегда мало или нет совсем. Во-вторых, нет гарантий, что они, «лишние» деньги, у вас появятся по окончании мероприятия. В-третьих, человеческая жадность – она границ не знает, сегодня вы «купили» работника за грош, а завтра он с вас будет рубль требовать, ничуть не изменив ни свою производительность труда, ни свое желание работать… Труд человека, безусловно, должен быть оплачен, но если ваш сотрудник выполняет ваше производственное задание в рабочее время, то никаких обид у него к вам быть не должно!

• Проведение

Глупо было бы столько сил и средств тратить на подготовку мероприятия и потом «спускать его на тормозах». Если вы приняли решение проводить мероприятие, то, как бы ни тяжело его было начинать, – проведите его блестяще, в состоянии максимальной концентрации, как профессиональный спортсмен на олимпийской дорожке! Ваши лавры победителя обязательно найдут вас, своего героя! Рано или поздно!

• Оценка и отчетность

Выше мы говорили про неизбежность проблем при организации деловых мероприятий. А также – про разумное использование того бюджета, которым вы располагаете. Так вот по окончании мероприятия обязательно нужно проводить анализ проведенного мероприятия, расспросить как своих сотрудников, так и участников и партнеров, которые с вами в нем участвовали. Оценить достижение цели мероприятия. Зафиксировать «косяки» и любые другие просчеты и недоработки. Сравнить бюджеты. Написать отчеты и благодарственные письма партнерам и спонсорам. Применить воспитательные меры к нерадивым исполнителям.

Если вам понравилась эта статья – поделитесь с друзьями и знакомыми! 🙂